Wohngebäude zu verwalten wird immer komplexer: Gesetze, Richtlinien und Normen entwickeln sich stetig weiter. Dazu kommen wachsende Ansprüche in puncto Servicequalität und Transparenz. Der Verwalter 2.0 ist im besten Fall immer up to date und rund um die Uhr erreichbar. Wie aber kann das in der Praxis gelingen? Die Geheimwaffe heißt Digitalisierung. Ob eine professionelle Internetseite oder gleich der Schritt hin zum eigenen Kundenportal – der Dienstleister etg24 macht Digitalisierung in wenigen Klicks möglich.
Verwalter profitieren von digitalen Prozessen
Schon vor Jahren bemerkte Ex-Hewlett-Packard-Chefin Carly Fiorina, was sich mittlerweile bewahrheitet hat und vor keiner Branche oder Zielgruppe Halt macht: „Alles was digitalisiert werden kann, wird auch digitalisiert werden“. Selbst die 50- bis 59-Jährigen sind zu fast 70 Prozent im Netz vertreten. Dennoch hat die deutliche Mehrheit der Immobilienverwalter in ihrem Arbeitsalltag noch nicht mit der Digitalisierung begonnen. Dabei können sie in vielfältiger Weise von den aktuellen Entwicklungen am Markt profitieren. Wer das Netz richtig nutzt, spart Zeit, verbessert seine Servicequalität und steigert somit die Kundenzufriedenheit. Gleichzeitig können interne Abläufe optimiert werden.
Der Schritt zum Verwalter 2.0 ist eine professionelle Internetseite. Diese erstellt der IT-Dienstleister unkompliziert und kostengünstig. Ein nutzerfreundliches vorkonfiguriertes Webdesign wird innerhalb kürzester Zeit an die Corporate ldentity und die Anforderungen eines jeden Verwalters angepasst: Logo, Firmenname, Kundendaten – für nur 25 Euro monatlich wird das System maßgeschneidert. Auch eine einfache Übertragung der Inhalte einer bestehenden Website ist möglich. Dank der selbsterklärenden Editierfunktion können Verwalter und ihre Angestellten die Pflege der Internetseite von Anfang an selbst in die Hand nehmen. Die Möglichkeiten, das eigene Unternehmen professionell zu präsentieren, sind dabei vielseitig – von der vorprogrammierten Menüstruktur bis hin zum Einarbeiten von Bildern und Multimedia-Inhalten. Kontakt- und Serviceformulare ermöglichen es Kunden und interessierten Nutzern der Seite, jederzeit mit dem Verwalter in Kontakt zu treten. Das schafft Vorteile für beide Seiten: Der Verwalter reduziert seinen Aufwand, der Eigentümer erfährt einen zufriedenstellenden Mehrwert an Service.
Mieter und Dienstleister werden in Prozesse eingebunden
Noch weiter geht das Online-Kundenportal, das als Kommunikationszentrale zwischen Eigentümer, Verwalter und die unterschiedlichen Dienstleister einer Immobilie geschaltet werden kann. Das Portal macht Papierberge, Portokosten, lästige Telefonate und bürokratische Hürden ebenso unnötig wie das schwarze Brett im Hausflur: Alle relevanten Informationen laufen online zusammen. Wichtige Dokumente können mit einem Klick heruntergeladen werden, Mails und Formulare stehen für jeden Kunden in einem eigenen Postfach zur Verfügung. Ein 24-Stunden-Notfall-Service mit SMS-Funktion und E-Mail-Benachrichtigung sowie ein Fragen-Antworten-Katalog, der die häufigsten Problemstellungen aufgreift, garantieren Support rund um die Uhr – ohne ständiges Zutun des Verwalters.
Zudem haben Verwalter die Möglichkeit, ihre Arbeit auf dem Portal zu dokumentieren, Rückfragen und Feedback zu sammeln und so eine maximale Transparenz in der Zusammenarbeit zwischen Eigentümern, Verwaltern und externen Dienstleistern zu erreichen. In diesem Punkt ist auch die Vernetzung des eigenen Kundenportals mit anderen Unternehmen sinnvoll. Branchen-Know-how wird gebündelt und Abläufe im Sinne des Kunden optimiert.
Transparente Aufgabenerfassung
Die transparente, neue Art der Kommunikation macht es dem Eigentümer erstmals möglich, nachzuvollziehen, welche Arbeit der Verwalter tagtäglich leistet und so mehr Verständnis aufzubringen, wenn sein Anliegen nicht immer zeitgleich geklärt werden kann – ein System, von dem alle Beteiligten profitieren.
Fest steht: im Alltag spart eine solche digitale Verwaltungslösung Zeit und Geld. Bei deutlich größerem Nutzen und kürzeren Geschäftszeiten bleiben die monatlichen Kosten, die für den Betrieb des Portals anfallen, sogar deutlich unter dem eingesparten finanziellen Aufwand für den entsprechenden Schriftverkehr.
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