Die Herausforderungen für die Immobi-lienverwaltung sind so groß wie nie. Der Fachkräftemangel trifft zwar insgesamt alle Branchen, die Immobilienverwaltung aber besonders hart, da junge Talente heute nicht mehr bereit sind, permanent erreichbar zu sein oder an den Abenden präsente Eigentümerversammlungen abzuhalten.
Umso wichtiger ist es, Routineaufgaben in der Hausverwaltung, wie zum Beispiel das Bezahlen von Rechnungen, zu automatisie-ren. Zum einen, um die Mitarbeitenden zu entlasten und Fehlerquoten, die durch ma-nuelle Eingaben entstehen, deutlich zu re-duzieren und zum anderen, um den Beruf des Hausverwalters attraktiver zu gestallten. 
Mit der Hausbank-Software haben wir be-reits die Buchhaltungs-Software (ERP) des Hausverwalters mit der Banksoftware verei-nigt und somit eine automatische Synchro-nisation von Nebenbuch und Hauptbuch geschaffen, so dass das mühevolle Übertra-gen von Daten aus dem ERP-System in die Banksoftware entfällt. Die Zahlung sowie die Verbuchung erfolgten in der ERP-Software somit automatisch. Im ERP-System muss le-diglich die Überweisung im 4-Augen-Prinzip oder durch eine berechtigte Person freige-geben werden. Allerdings läuft der vordere Teil des Prozesses noch komplett manuell. Das bedeutet, dass die Rechnungsdaten im Moment noch manuell von einem Mitarbei-ter in der Verwaltung in einen Überwei-sungsbeleg erfasst, einem Kreditor und einem Sachkonto zugeordnet und die Ter-minüberweisung abhängig vom Zahlungs-ziel vorbereitet werden muss. 
Das Einlesen der Rechnungsinhalte, wie zum Beispiel das Rechnungsdatum, der Verwen-dungszweck und der Netto-, Steuer sowie Bruttobetrag, etc. erfolgt über eine Künstli-che Intelligenz (KI) und auch das Zuordnen zum Sachkonto erfolgt in der nächsten Ver-sion KI-gestützt. Allerdings kann bis dato die Künstliche Intelligenz die natürliche Intelli-genz des Buchhalters nicht ersetzen, son-dern ihn lediglich entlasten. Der Buchhalter oder die Buchhalterin muss die Rechnungserkennung auf Basis der Plausibilitätsprü-fung nach Paragraf 14 Umsatzsteuergesetzt (UstG) und die Vorschläge der KI überprüfen und freigeben. Abschließend wird nach der Verbuchung automatisch hinter jeder Bu-chung die Rechnung im PDF-Format ange-hängt. Es handelt sich hier also um eine un-terstützende KI, die den Hausverwalter von zeitintensiven Aufgaben entlastet. Dies ist heute im Jahr 2024 der Stand der Technik. 
Unsere Vision ist der Buchhaltungsroboter, der „dunkel“ komplett durchbuchen kann, also eine KI, die bei bestimmten Aufgaben den Buchhalter komplett ersetzen kann. Der Hausverwalter legt dazu einen Schwellwert fest, bis zu welcher Rechnungshöhe er dem Roboter vertraut, und ab welcher Höhe ein „Vier-Augen-Prinzip“ greifen soll, bei dem noch einmal ein Mensch kontrolliert und die Buchung freigibt. Wir sind überzeugt, dass sich die KI-Technologien in den nächsten zwei bis drei Jahren sprunghaft weiterentwi-ckeln werden, so dass die KI nicht nur lernt, auf welches Sachkonto eine bestimmte Rechnung zu verbuchen ist, sondern zum Beispiel auch, wie der Hausverwalter in Ab-hängigkeit vom Kreditor und Rechnungsbe-trag Zahlungsziele sowie Teilzahlungen bei der automatisch erstellten Terminüberwei-sung ausnutzen möchte.
In unserem Entwicklungslabor sehen wir, was KI bereits heute zu leisten vermag. Umso wichtiger ist es aus unserer Sicht, dass Hausverwalter sich bereits jetzt damit auseinandersetzen, um für die Zukunft opti-mal aufgestellt zu sein. Unsere aktuelle Hausbank-Software Version 2024 ist die erste mit KI an Bord. Der Startschuss in die neue Welt ist somit gefallen. 
