Mithilfe der Digitalisierung lassen sich moderne Bürokonzepte umsetzen, die den hohen Anforderungen unserer Zeit gerecht werden. Das Smart Office vernetzt Menschen, Geräte und Systeme im Bürogebäude, sodass diese perfekt miteinander interagieren können. Dafür muss bereits in der Konzeption einiges beachtet werden – besonders auch die heikle Frage Datenschutz.
Smart-Office-Konzepte sind für Unternehmen aller Branchen interessant, die Kosten sparen, nachhaltig wirtschaften und ihren Mitarbeitern ein positives Arbeitsplatzerlebnis bieten möchten. Hinzu kommt, dass sich moderne Arbeitsplätze oft nicht mehr auf einen festen Ort reduzieren lassen. Mitarbeiter arbeiten mobil und selbst im Büro befinden sie sich nicht nur am Arbeitsplatz, sondern in Meetingräumen, Think Tanks oder Flächen zum sozialen Austausch.
Je größer die Bürofläche ist, umso stärker wirken sich die Vorteile der Gebäude-Digitalisierung aus. Eine Beispielrechnung zeigt: Ein Unternehmen mit 1000 Mitarbeitern, das eine durchschnittliche Arbeitsplatzauslastung von 90 Prozent hat, benötigt 26 Prozent weniger Tische. Bei einem Quadratmeterpreis von 20 Euro ergäbe das eine Ersparnis von 124.800 Euro.
| Aller Anfang ist schwer
Der erste Schritt auf dem Weg zum Smart Office besteht darin, konkrete Use Cases zu erarbeiten. Denn Digitalisierung zum Selbstzweck macht keinen Sinn. Viele Unternehmen begehen am Anfang den Fehler, dass sie alles messen wollen, was geht. Das ist nicht zielführend. Sind die wichtigsten Use Cases priorisiert, definiert man, welche Kennzahlen dafür nötig sind. Daraus ergibt sich, wie genau die Messverfahren sein müssen und welche Technik geeignet ist.
Möchte man zum Beispiel Auslastungstrends für Meeting-Räume ermitteln, muss man die Personenzahl im Raum nicht einzelplatzgenau messen. Das würde mehr Aufwand verursachen als Nutzen bringen. Vielmehr reichen Durchschnittswerte aus, etwa ob fünf, zehn oder fünfzehn Teilnehmer anwesend waren. Wie der Use Case genau ausgestaltet wird, hängt zudem von der Umgebungssituation ab.
| Auf den Datenschutz achten
Um Smart-Office-Funktionen zu realisieren, werden Daten gesammelt und ausgewertet. Bei all der Sensorik, die zum Einsatz kommt, hat so mancher Mitarbeiter vielleicht ein mulmiges Gefühl. Bedeutet das nicht stärkere Überwachung? Wertet der Arbeitgeber jetzt aus, wann ich an meinem Arbeitsplatz sitze und wie lange ich Pause mache? Tatsächlich wären solche Analysen ein Verstoß gegen die Datenschutzgrundverordnung, sofern sie ohne Einverständnis der Mitarbeiter stattfinden. Denn sobald Daten sich einer konkreten Person zuordnen lassen, fallen sie unter die DSGVO. Unternehmen müssen also penibel darauf achten, dass sie die Datenschutzrichtlinien einhalten.
Für eine Auslastungsanalyse sind ohnehin keine personalisierten Daten erforderlich. Meist reicht es aus, die Ergebnisse in einer Heat Map darzustellen, die keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen zulässt. Smart Office Apps sollten Nutzern zudem die Möglichkeit bieten, unerwünschte Funktionen zu deaktivieren. Möchte ein Mitarbeiter oder Besucher zum Beispiel nicht lokalisiert werden, stellt er die Indoor-Navigation einfach ab.
Von Anfang an sollten der Betriebsrat und die IT-Security-Abteilung in das Smart-Office-Projekt eingebunden sein. Denn sowohl die Unterstützung der Belegschaft als auch angemessenere Schutz gegen Cyber-Risiken sind entscheidend für den Erfolg. Um späteren, erhöhten Aufwand zu vermeiden, sollte die Cyber-Sicherheit schon in der Konzeption mitgedacht werden.
Der Autor
Tobias Enders ist Geschäftsführer von GMS Global Media Services. Der internationale, herstellerübergreifende Full-Service-Anbieter ist auf Audio-Visuelle (AV) Medientechnik, Videokonferenzsysteme, Unified-Communications & Smart Office spezialisiert. Zudem ist der Dienstleister mit der Planung, Einrichtung und Wartung von Smart Offices vertraut und arbeitet mit führenden Smart-Office-Anbietern wie Thing-IT und disruptive Technologies partnerschaftlich zusammen.
Fotos: Adobe Stock/Tierney; GMS
